Penggunaan Peralatan Kantor

Penggunaan Peralatan Kantor

            Pada pelaksanaan pekerjaan kantor, diperlukan perlatan pendukung bagi kelancaran kerja, tidak hanya memerlukan mesin kantor saja. Peralatan pendukung inipun sangat besar peranannya untuk hasil kerja yang efektif dasn efisien.

            Peralatan pendukung yang dimaksud meliputi barang habis pakai dan barang tidak habis pakai yang sering digunakan sehari-hari dikantor. Yang harus dipahami ialah bagaimana penggunaan peralatan pendukung tersebut sehingg pekerjaan kantor dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien.

A.    Penggunaan Peralatan Kantor

1.      Stopmap

Yaitu alat yang berukuran standar (folio) yang di pergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskahkk-naskah atau catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara.

2.      Snelhecter ( map surat memakai jepitan)

Yaitu suatu lipatan kantor dengan kawat penjepit ditengahnya yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat  atau  warkat-warkat yang telah diiproses. Snelhecter ini hampir sama dengan stopmap perbedaanya ditengah lipatan tersebut agar lebih dokumen atau surat yang dimasukkan tidak lepas  atau bersersakan, surat yang akan disimpan dilubangi dengan perforator (pelubang kertas).

3.      Ordner

Yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah diproses, dan umumnya menyimpan surat penting yang pada suatu saat akan dibutuhukan lagi. Alat ini sama dengan snelhecter, hanya daya tampungnya leblih banyak.

4.      Letter opener

Yaitu suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat-surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor atau perusahaan, yang setiap harinya menerima surat 1000 buah.

Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat sebagai berikut :

a.       Hand envelope opener

Mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual) dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) ke arah mail opener.

b.      Automatic mail opener

Mesin pembuka surat yang digerakkan dengan listrik.

5.      Mesin pemberi nomor (numerator/numbering machine)

Mesin pemberi nomor adalah sebuah mesin yang memberi nomor secara berurut, baik memberi nomor pada surat yang belum ditik secara langsung maupun pemberi nomor pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.

6.      Timbangan surat

Timbangan surat adalah alat yang dipergunakan untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman. Biasanya surat ditimbang terlebih dahulu apabila dikirimkan secara tercatat, terdaftar, dan surat yang akan dikirimkan keluar negeri.

7.      Jepitan kertas (paper clip)

Jepitan kertas adalah suatu alat yang terbuat dari logam dan di pergunkan untuk menyatukan (menghimppun,mengumpulkan,mengelompokkan) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

8.      Pengungkit kawat jepret (stapler remover)

Suatu alat yang dipergunakan untuk melepas/mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat sehingga terlepas menjadi lembaran-lembaran . dengan menggunakan alat ini, staples dapat dengan mudah dan cepat terlepas.

9.      Kawat jepret (nietjes) staples

Suatu alat yang berupa kawat yang dipergunakan untuk dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stapler. Jadi, staples ini merupakan isi dari hect machine atau stapler.

10.  Tancap warkat (spindle file)

Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat-warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alat, sehingga dapat berdiri dan diletakkan di atas meja.

berikut sedikit alat kantor :